9 Tipps für die Ausrichtung von Live-Reiseveranstaltungen

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Persönliche Kreuzfahrtabende oder thematische Reiseveranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, die Aufregung zu steigern und Buchungen zu fördern. Für Berater, die noch nie zuvor eine Live-Veranstaltung durchgeführt haben, könnte das Konzept einschüchternd sein. Das muss nicht sein, sagte Marilisa De Simone, Direktorin für Geschäftsentwicklung bei Carnival Cruise Line, letzten Monat auf der Travel Market Place East-Konferenz in Toronto.

De Simone, die Reiseberatern in ganz Kanada bei Live-Kreuzfahrtnächten hilft, gab einige Tipps, wie man ein erfolgreiches Live-Event veranstaltet.

1. Gehen Sie nicht alleine vor
Egal, ob Sie eine Kreuzfahrtlinie, ein Gesamtziel, ein All-Inclusive-Resort oder eine Gruppenreise bewerben möchten, es gibt Vertriebsmitarbeiter Ihrer Partneranbieter, die Ihnen helfen können und werden.

Scheuen Sie sich nie, sich an Ihren Business Development Manager (BDM) oder einen Tourismusvertreter zu wenden. Sie können nicht nur um ihre Anwesenheit bei Ihrer Veranstaltung bitten, sondern auch um Marketingmaterialien, Veranstaltungsmaterialien, Swag-Artikel oder Preise und manchmal sogar um finanzielle Hilfe. Ihr BDM hat möglicherweise auch Ideen für kostengünstige Veranstaltungsräume in Ihrer Nähe.

Genauso wichtig ist es, nach einem zeitgesteuerten Buchungsanreiz zu fragen, den Sie bei der Veranstaltung nutzen können, um die Buchung „jetzt“ zu einer Priorität zu machen. De Simone sagte, ein bis zwei Wochen nach dem Datum der Veranstaltung seien besonders effektiv.

Wenden Sie sich unbedingt an Ihren BDM, bevor Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Ihre Veranstaltung festlegen. Veranstaltungen, bei denen BDMs oder ein Vertreter von Lieferanten oder Zielorten anwesend sind, sind wirkungsvoller, sagte De Simone, daher sollten Sie sicherstellen, dass sie für die Veranstaltung verfügbar sind. Sprechen Sie zu Beginn Ihrer Planung mit ihnen und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, die für Sie beide passen.

Sie müssen sich auch nicht nur an einen Lieferantenpartner halten. Wenn Sie beispielsweise Karibik-Kreuzfahrten mit einer bestimmten Kreuzfahrtlinie bewerben, scheuen Sie sich nicht, sich auch an die Tourismusverbände der Anlaufhäfen zu wenden, die sich auf diesen Reiserouten befinden. Sie haben möglicherweise ihre eigenen Marketing-Assets oder Event-Goodies, die sie anbieten können. Sie können sogar einen Vertreter schicken, um über das Ziel zu sprechen oder einen Stand zu besetzen.

2. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihr Publikum
Ihr Publikum sollte bestimmen, wann Ihre Veranstaltung stattfindet. Obwohl Wochenenden normalerweise für alle Märkte gut sind, müssen sie nicht Ihre einzige Option sein. Wenn Ihr Publikum zum Beispiel hauptsächlich ein reifer, pensionierter Markt ist, sind Nachmittage eine großartige Zeit, um eine Veranstaltung abzuhalten. Wenn Sie dagegen hauptsächlich an Familien verkaufen, sind Abendveranstaltungen kurz nach dem Abendessen besser. Religiöse Reisen verkaufen? Veranstalten Sie keinen Sonntagsbrunch, da der Großteil Ihres Publikums höchstwahrscheinlich in der Kirche sein wird.

3. Entscheidend ist der Veranstaltungsort
Wenn Sie nicht das Glück haben, einen Büroraum mit einem ausreichend großen Besprechungsbereich zu haben, müssen Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung finden.

Die meisten Städte haben eine Reihe günstiger Veranstaltungsräume, sagte De Simone, darunter Bibliotheken, Gemeindezentren und religiöse Einrichtungen (insbesondere, wenn Sie religiöse Reisen verkaufen). Einige Kunstgalerien sind auch offen für Veranstaltungen, wobei einige nur eine geringe Gebühr erheben.

Für größere Veranstaltungen, für die Sie möglicherweise eine Eintrittsgebühr verlangen, können ein privater Raum eines Restaurants, ein Hotelkonferenzraum oder ein Museum eine Option sein, aber diese werden teurer sein.

Wenn Sie Veranstaltungsorte recherchieren, insbesondere solche, für die Sie möglicherweise bezahlen müssen, fragen Sie unbedingt, ob sie audiovisuelle Geräte (Mikrofone, Fernseher, Overhead-Projektoren usw.) bereitstellen können oder ob Sie Ihre eigenen bereitstellen müssen. (Wenn Sie Ihre eigene Ausrüstung beschaffen müssen, wenden Sie sich an Ihren BDM-Partner, da die Lieferanten oft A/V-Ausrüstung speziell für Live-Events wie diese zur Hand haben.)

Unter Berücksichtigung Ihres Budgets können Sie auch einen Veranstaltungsort auswählen, der zum Thema Ihrer Veranstaltung passt. Ein Schifffahrtsmuseum kann ein großartiger Ort für eine Nachtkreuzfahrt sein. Ein jamaikanisches Restaurant ist perfekt für eine Live-Veranstaltung, die für ein jamaikanisches All-Inclusive-Angebot wirbt.

4. Legen Sie ein Budget fest
Jede Veranstaltung braucht ein Budget, aber Sie müssen nicht viel ausgeben, sagte De Simone. Zu den Dingen, für die Sie wahrscheinlich Geld ausgeben müssen, gehören Speisen und Getränke, Dekorationen, Preise und, je nach Veranstaltungsort, Veranstaltungsräume.

„Es ist nicht nötig, viel Geld auszugeben“, sagte sie den Beratern. “Ich habe an Veranstaltungen mit Reiseberatern teilgenommen, die gerade in den Dollar-Laden gegangen sind und einige preiswerte Dekorationen und kleine Tüten mit Preisen abgeholt haben, die bei der Ankunft der Gäste wirklich beeindruckend waren.”

Kaufen Sie Snacks und Soda im Angebot oder in einem Massenladen. Holen Sie sich Ihre Dekorationen und Preise aus einem Dollar-Laden. Und bitten Sie Ihren Lieferantenpartner um Co-op-Dollar. Eventuell können sie sogar alle Dekorationen und Preise selbst zur Verfügung stellen.

5. Haben Sie ein Thema
Ein Thema zu haben ist nicht notwendig, aber es kann viel dazu beitragen, die Stimmung zu bestimmen und Spannung aufzubauen. Ihr Thema kann weit gefasst sein – Nachtkreuzfahrt, erstmalige Kreuzfahrten, Familienreisen usw. – oder Sie können spezifischer werden. Einige Vorschläge von De Simone waren Casino Royale, Dessertparty, Tanzparty, formelle Nacht, tropisches Paradies und Meeresbewohner.

Ein Thema kann einen Teil der Erfahrung der eigentlichen Reise zum Leben erwecken. Formelle Nacht zum Beispiel gibt Kunden einen Vorgeschmack auf formelle Nacht auf einer Kreuzfahrt. Tropical Paradise oder Cinco de Mayo können karibische oder mexikanische Häfen zum Leben erwecken. Eine Alaska-Themenveranstaltung ist perfekt, um Gruppenplätze auf einer Alaska-Kreuzfahrt zu verkaufen.

In einigen Fällen kann Ihr BDM-Partner möglicherweise gebrandete Poster, Verpackungen oder Aufkleber zur Veranstaltung mitbringen. Zum Beispiel sagte De Simone, dass sie Veranstaltungen gemacht hat, bei denen Bierflaschen mit dem ThirstyFrog Carnival-Branding und Hamburgern mit Guy Fieri’s Wrapping versehen wurden, um den Kunden das Gefühl zu geben, auf einem Carnival-Kreuzfahrtschiff zu sein.

Themen helfen Ihnen auch bei der Entscheidung, welche Dekoration Sie wählen, welche Speisen und Getränke Sie servieren, welche Musik Sie spielen und sogar welches Outfit Sie tragen. De Simone sagte, sie habe einige Zoom-Events mit mexikanischem Thema gemacht, zu denen sie immer einen Sombrero trägt.

Je nach Thema möchten Sie vielleicht auch Unterhaltung auf Ihrer Veranstaltung. De Simone sagte, sie sei bei Veranstaltungen gewesen, bei denen sie einen Karnevalskomiker für eine Show arrangieren konnten.

6. Fördern, fördern, fördern
Je mehr Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, desto größer sind Ihre Chancen, mehr Reisen zu verkaufen. Je mehr Personen teilnehmen, desto mehr ist die Teilnahme Ihres BDM an Ihrer Veranstaltung ihre Zeit wert. (Eine Veranstaltung mit weniger als 20 Personen ist normalerweise die Reisezeit oder die Reisekosten Ihres BDM nicht wert, riet De Simone.)

Erstellen Sie verschiedene Arten von Marketing-Assets, um aktuelle und ehemalige Kunden sowie Personen zu erreichen, die neu in Ihrer Agentur sind.

„Sie müssen das Rad nicht nachbauen“, sagte De Simone. „Viele Lieferanten haben bereits Marketingmaterialien wie Flyer. Wir haben JPEGs. Wir haben wunderschöne Bilder, die Sie kostenlos herunterladen können.“

Stellen Sie sicher, dass Sie soziale Medien nutzen, um für Ihre Veranstaltung zu werben, sowie Direktmarketing, einschließlich E-Mail-Blasts und Newsletter. Wenn Sie bereits Live-Events abgehalten haben, fügen Sie Fotos und Videos von vergangenen Events hinzu, um für das neue Event zu werben.

Sprechen Sie über Ihre bevorstehende Veranstaltung, wann immer Sie in der Community unterwegs sind. Bitten Sie Ihren Ehepartner und Ihre Kinder, dasselbe zu tun.

Vielleicht möchten Sie auch lokale Unternehmen erreichen. Bitten Sie sie, bei ihren Kunden für Ihre Veranstaltung zu werben, im Austausch dafür, dass sie ihren Namen auf Ihrer Veranstaltungsbeschilderung anbringen. Oder bieten Sie ihnen einen Buchungsanreiz für ihre ganz persönliche Reise.

Hören Sie nicht auf zu werben, nachdem die Veranstaltung vorbei ist. Senden Sie eine E-Mail oder einen Newsletter mit Fotos und Videos von der Veranstaltung an Kunden, die nicht dabei waren, und bieten Sie ihnen denselben Anreiz. Nicht alle konnten an der Veranstaltung teilnehmen, aber sie könnten trotzdem an der Reise interessiert sein.

7. Sammeln Sie Kontaktinformationen Vor das Ereignis
Erstellen Sie immer einen Registrierungslink für Ihre Marketingmaterialien, sagte De Simone. Wenn Sie nicht über das technische Know-how verfügen, verwenden Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse und bitten Sie die Leute, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um sich für die Veranstaltung anzumelden.

Zu wissen, wer kommt, ist aus mehreren Gründen wichtig.

Erstens müssen Sie wissen, dass es genug Leute geben wird, um die Zeit aller wert zu sein … und was auch immer Sie für Geld ausgeben. Wenn sich nur fünf Personen im Voraus anmelden, ist es besser, auf ein anderes Mal zu verschieben.

Zweitens hilft es bei der Planung, zu wissen, wie viele Leute kommen. Wenn Sie Speisen und Getränke servieren, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Sie kaufen müssen. Gleiches gilt, wenn Sie vorhaben, Türpreise oder Goody Bags zu haben. (Planen Sie immer ein, dass ein paar mehr Leute auftauchen als die Anzahl, die sich angemeldet hat, fügte De Simone hinzu.)

Am wichtigsten ist, dass Sie, indem Sie von den Leuten verlangen, sich im Voraus anzumelden, jetzt ihre Kontaktinformationen haben und sie vorab (und am Tag der Veranstaltung) an die Veranstaltung erinnern und sie danach erreichen können.

8. Verwenden Sie Rattenfänger
So gerne wir glauben, dass jeder alles glaubt, was wir sagen, die Wahrheit ist, dass die meisten Verbraucher mehr von ihren Kollegen beeinflusst werden. Kunden zu haben, die bereits auf der Kreuzfahrt oder Reiseroute waren, die Sie verkaufen, oder in dem von Ihnen hervorgehobenen All-Inclusive- oder europäischen Land waren, werden viel weiter gehen als nur das, was Sie oder Ihr BDM zu sagen haben.

Wenn Sie für eine begleitete Tour werben, vielleicht mit einem Koch oder Sommelier, lassen Sie sie auch sprechen.

„Sie werden fantastische Arbeit leisten, wenn es darum geht, über die Erfahrung zu sprechen“, sagte De Simone.

9. Buchungsformulare bei der Veranstaltung bereithalten
Ihre Kunden sind empfänglicher für Buchungen bei einer Live-Veranstaltung als zu fast jeder anderen Zeit, sagte De Simone. Sie wollen sie bekommen, während sie heiß sind. Halten Sie mehr Buchungsformulare bereit, als Sie für nötig halten. (Haben Sie auch genügend Stifte!)

Ihre Buchungsformulare sollten alles enthalten: Ihre Kontaktinformationen, alle Preise einschließlich Buchungsanreize, erforderliche Anzahlungsbeträge und Zahlungsfristen sowie relevante Stornierungsbedingungen.

De Simone erzählte den Beratern bei der letzten Live-Veranstaltung, bei der sie war (ihre erste persönliche Veranstaltung seit mehr als zwei Jahren), dass etwa 50 der 70 Teilnehmer vor Ort Buchungsformulare ausgefüllt hätten.