Mitglieder des Stadtrats von Zionsville sagen, dass Buchhaltungssoftware die Fähigkeit behindert, Finanzgeschäfte zu tätigen • Current Publishing

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Laut Ratsmitgliedern hat der Stadtrat von Zionsville aufgrund von Unstimmigkeiten in den Finanzen der Stadt Schwierigkeiten, seine Aufgaben zu erfüllen.

Ratspräsident Jason Plunkett sagte, die Diskrepanzen seien durch die OpenGov-Software, ein Finanzberichtssystem, verursacht worden. Die Stadt begann 2021 mit der Nutzung der Software, nachdem sie für den Übergang zu OpenGov im Jahr 2020 gestimmt hatte.

Die Bürgermeisterin von Zionsville, Emily Styron, sagte den Ratsmitgliedern, dass die Implementierung von OpenGov durch „unerwartete, zeitraubende Herausforderungen“ bei einer Ratssitzung am 18. April behindert wurde. Sie räumte ein, dass ihre Verwaltung Fehler gemacht habe, wie z. B. das Nichtdurchlaufen eines Ausschreibungsverfahrens für die Software.

Nach dem Treffen am 18. April sagte Cindy Gossard, Sachbearbeiterin und Schatzmeisterin von Westfield, den Mitgliedern des Stadtrats von Zionsville, dass sie ihnen davon abgeraten hätte, wenn jemand aus Zionsville Westfield wegen der Verwendung von OpenGov kontaktiert hätte.

Die Verwaltung hat versucht, OpenGov zu verwenden, und wegen all der Probleme weigerte sich mein Büro, es zu verwenden“, sagte Gossard in einer E-Mail, die Current erhalten hatte. „Die Zahlen in OpenGov stimmten nie mit unseren Finanzberichten zum Monats-/Jahresende überein.“

Der Stadtrat von Zionsville war nicht in der Lage, Ansprüche auf einer Sitzung im Juni zu genehmigen, da die Mitglieder sich über die tatsächlichen Salden in den Finanzkonten der Stadt nicht im Klaren waren.

„OpenGov scheint nicht in der Lage zu sein, grundlegende Berichte zum Abgleich unserer Konten zu erstellen“, sagte Plunkett.

Plunkett sagte, die Stadtratsmitglieder seien besorgt über die Probleme, weil die Stadt die staatlichen Berichtsanforderungen für die Budgetierung befolgen müsse.

„Wir wollen sicherstellen, dass wir dort alle die Vorschriften einhalten“, sagte Plunkett. „Bis heute haben wir noch keine genauen Finanzberichte erhalten. Ich denke, wir befinden uns an einem Punkt, an dem es schwierig ist, Ansprüche einheitlich zu bearbeiten, weil uns diese Informationen nicht zur Verfügung stehen.“

Plunkett sagte, zuvor budgetierte Posten seien nicht so wichtig wie Mittel oder neue Anträge.

„Wenn es über das hinausgeht, was ursprünglich geplant war, wissen wir nicht, ob wir das Geld dafür haben“, sagte Plunkett.

Plunkett sagte, OpenGov zeige einen Betrag auf bestimmten Stadtkonten, der nicht korrekt sei, so dass sich der Rat bei der Genehmigung von Ansprüchen oder anderen Anfragen nicht auf diese Zahlen verlassen könne.

„Die Informationen, die wir speziell zu den Fondssalden der letzten Monate erhalten haben, wiesen Diskrepanzen in Dingen wie dem Gehaltskonto auf“, sagte Plunkett. „Es hatte ein Defizit oder ähnliches gezeigt, und uns wurde gesagt, dass sie immer noch daran arbeiteten, herauszufinden, warum das ein Defizit aufwies. Ich verstehe nicht, warum wir arbeiten müssen, um das herauszufinden. Es scheint, als ob eine Finanzsoftware, für die wir bezahlt haben, in der Lage sein sollte, diese Informationen bereitzustellen.

„Das wäre so, als würden Sie Ihre Rechnungen monatlich bezahlen, ohne zu wissen, wie viel Geld Sie auf der Bank haben. Sie gehen davon aus, dass Sie Geld zur Verfügung haben, aber ohne es zu wissen, macht es uns ein wenig unruhig, nicht genau zu wissen, wie viel Geld wir haben.“

Stadtbeamte lehnten eine Interviewanfrage von Current Publishing ab und erklärten, die Stadt befinde sich in „rechtlichen Gesprächen“ bezüglich OpenGov. Plunkett sagte, ihm seien keine Rechtsstreitigkeiten zwischen der Stadt und OpenGov bekannt.

Plunkett sagte, Styron sei der einzige in der Stadtverwaltung, der Verträge unterzeichnen könne.

„Wenn die Bürgermeisterin also eine andere Finanzierungsgesellschaft wollte, hat sie die Möglichkeit, das zu tun“, sagte Plunkett. “Ich würde davon ausgehen, dass sie es tun wird, wegen dem, womit wir es jetzt zu tun haben.”

Plunkett sagte, er sei besorgt, dass die Regierung sich erst jetzt mit OpenGov-Problemen befasse, und stellte fest, dass die Probleme seit fast zwei Jahren andauern.

Plunkett sagte, er habe Styron mitgeteilt, dass er bei Bedarf die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter in der Finanzabteilung unterstütze. Er sagte, er unterstütze die Einstellung anderer Mitarbeiter oder einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, um die Abteilung zu besetzen.

„Ich habe einen Personalplan für die Finanzabteilung angefordert, damit wir wissen, wie viele Mitarbeiter wir brauchen“, sagte Plunkett.

Plunkett sagte, er habe den Personalplan nicht erhalten.

„Der Stadtrat unterstützt uns dabei, das geeignete Personal zu finden, damit wir genaue Finanzdaten haben, damit wir unsere Arbeit erledigen können“, sagte Plunkett.