Rat weist Finanz-Ad-hoc-Empfehlungen zurück: Ruft Bericht „unentgeltlich“, „Hörensagen“ auf | Die South Pasadena

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Zehn Minuten vor 1 Uhr morgens an einem Wochentag, am Ende seiner drittlängsten öffentlichen Sitzung seit über vier Jahren und mit kaum einer Handvoll Bürgern, die zuschauten, nahm der Stadtrat von South Pasadena am frühen 16. Juni den letzten von 28 Punkten auf Agenda-der 15-seitige Bericht des Finance Ad Hoc Committee (FAHC).

Einundzwanzig Monate zuvor stimmte der Rat einstimmig für die Gründung der 10-köpfigen FAHC und beauftragte sie mit der Bereinigung und Beratung in Bezug auf die Folgen des Zusammenbruchs der Finanzverwaltung, der zum Abgang des Stadtdirektors, des Finanzdirektors und eines nahezu vollständigen Umsatzes führte Mitarbeiter der Finanzabteilung, stellten Fragen zum Stadtanwalt und Schatzmeister und spielten eine Rolle beim ersten Rücktritt eines Ratsmitglieds seit 61 Jahren.

Die Ratsmitglieder brauchten 20 Minuten, um auf den FAHC-Bericht zu verzichten. Zuerst kritisierten sie abwechselnd den Ton, das Format, den Kontext und die Qualität. Dann vertagten sie sich, ohne ihre Empfehlungen zu erörtern.

Die Ratsaktion war so heftig, dass Ratsmitglied Evelyn Zneimer später entschuldigend versprach, den Gegenstand wahrscheinlich im August zurückbringen zu lassen.

Zu den FAHC-Empfehlungen gehörte die Schaffung eines neuen internen Prüfers, der vom Stadtverwalter unabhängig ist; Beginn der Suche nach einem Ersatz für Colantuono, Highsmith & Whatley (CHW), die Vertragskanzlei der Stadt, gegen die laut Bericht Interessenkonflikte bestehen; Dokumentation des Umfangs der gesetzlichen Verpflichtungen der Stadt; und Kodifizierung der Finanzberichterstattungsprotokolle der Stadt. Wenn diese Maßnahmen nicht innerhalb eines Jahres ergriffen würden, sollte der Rat eine forensische Prüfung in Auftrag geben, um die vielen Ergebnisse genauer zu untersuchen.

Die Annahme des FAHC-Berichts durch den Rat kam zwei Tage nach a Sitzung der Finanzkommission Während dieser Zeit wurde es vom Finanzvorsitzenden Ed Elsner, einem ehemaligen FAHC-Diskussionsteilnehmer, der aus Protest zurücktrat, höflich, aber aggressiv kritisiert. Über eine halbe Stunde lang startete Elsner eine Salve von Beschwerden und sagte, der Bericht habe Begriffe nicht klar definiert, frühere Berichte über das Finanzmanagement der Stadt erwähnt oder angemessen überprüft oder die Rolle einer Vergeltungsklage, die von einem gekündigten leitenden Kontobeamten eingereicht wurde, ausreichend untersucht Lauren Rubin.

Aber er sagte, der Bericht werfe vernünftige Fragen über die Angemessenheit der Praktiken des Risikomanagements bei Rechtsstreitigkeiten der Stadt und der Abrechnungen und Gebühren von CHW für die auf Klage der Stadt gegen Alison Smith über ein Leck in der Kanalisation – Beschwerden, über die Berichten zufolge Gegenstand privater Verhandlungen zwischen der Stadt South Pasadena und CHW waren.

Bürgermeister Pro Tem Jon Primuth und Ratsmitglied Jack Donovan fungierten beide als Ratsvertreter bei der FAHC, distanzierten sich jedoch während der Ratssitzung von ihren Ergebnissen.

Der Bericht „bringt einige sehr wichtige Punkte hervor und erzählt eine sehr wichtige Geschichte“, sagte Primuth seinen Ratskollegen, ist aber „fehlerhaft“, „fehlt Kontext“ und „versagt im Bereich des ordnungsgemäßen Verfahrens“. Er sagte, es seien „keine Anstrengungen unternommen worden“, um den ehemaligen Staatsanwalt, Stadtverwalter oder Finanzdirektor zu einer Stellungnahme zu bewegen, bevor der Entwurf fertiggestellt sei.

Primuth versicherte, dass er und Donovan „keinen Einfluss auf die Empfehlungen hatten“ und sich beschwerten, dass sie zu einem FAHC-Treffen „nicht eingeladen“ worden seien. Er beschrieb seine Rolle im Ad-hoc-Bericht als „einen Sekretär, der versucht, einen vernünftigen Konsens getreu umzusetzen“ und dass er nur ein „beitragender Autor in Bezug auf die Neugestaltung einiger Punkte“ sei.

Aber während einer aufgezeichnete Sitzung Auf der vorletzten Sitzung der FAHC am 9. März diskutierte Primuth aktiv die Empfehlungen mit FAHC-Mitgliedern, machte Vorschläge, um die Ergebnisse zu verbessern, und betonte, dass das Ergreifen positiver Schritte einen „vertrauensbildenden Effekt“ hätte. Während seiner Stadtratskampagne 2020 sagte Primuth, „die Wiederherstellung des Vertrauens der Gemeinde in die Finanzgeschäfte und die steuerliche Integrität der Stadt“ werde „zu den höchsten Prioritäten“ für den neuen Rat gehören, und versprach, die Stadt werde „einen visuellen Fortschrittsbericht und einen Zeitplan“ zu verschiedenen Themen erstellen Angelegenheiten, einschließlich „alle Punkte des Ad-hoc-Ausschusses“.

Aber auf der Ratssitzung ging Primuth nicht auf die Empfehlungen ein. Er wollte nur „sicherstellen, dass alle Ratsmitglieder den Bericht und die Liste der Empfehlungen gelesen haben und die Möglichkeit erhalten haben, eine der Empfehlungen aufzugreifen“. Nach langem Schweigen unterbrach Bürgermeister Michael Cacciotti – das einzige Ratsmitglied, das keine Stellungnahme zum FAHC-Bericht abgab – die Sitzung.

Donovan, der ebenfalls Mitglied der FAHC war, aber nicht an deren Sitzung am 9. März teilnahm, schloss sich Primuths Kommentaren an.

Ratsmitglied Evelyn Zneimer war überrascht, weil der FAHC-Bericht nicht die Merkmale eines „Ad-hoc-Berichts des Kongresses“ hatte, der weder eine Liste der Mitglieder noch eine Aufzeichnung darüber, wie jeder über den endgültigen Entwurf abgestimmt hat, noch eine Beschreibung seines Umfangs enthielt. „Für mich ist es Hörensagen.“

Ratsmitglied Diana Mahmud beschwerte sich, der Bericht enthalte „zahlreiche unnötige Kommentare“ und „stelle möglicherweise unbeabsichtigt, aber notwendigerweise die Integrität unseres Prüfers in Frage“, wofür sie keine Grundlage sah. Sie stimmte mit Zneimer darin überein, dass der Bericht keine Mitglieder auflistet, ihre Stimmen aufzeichnet oder die Urheberschaft offenlegt. „Das ist undurchsichtig und völlig intransparent. All dies in Kombination mit dem Ton verunglimpft den Bericht.“

Zurückschieben

Der Abschlussbericht wurde größtenteils vom ehemaligen Ratsmitglied Steve Rossi verfasst, der half, einige der Informationen aufzudecken, die zur Offenlegung des finanziellen Missmanagements der Stadt führten – darunter zwei zuvor geheime Berichte – und dessen Feindseligkeit gegenüber bestimmten, meist ehemaligen Stadtführern öffentlich bekannt ist. Von Rossi stammt die Idee zum FAHC, wofür Elsner bei seiner Präsentation vor der Finanzkommission Anerkennung aussprach.

Nach der Ratssitzung bestritt Rossi die Beschwerden von Zneimer und Mahmud über die Präsentation des Berichts. Er lieferte eine Kopie der E-Mail vom 5. Juni, die er an den Stadtverwalter Arminé Chaparyan schickte – kopiert an alle Stadtratsmitglieder – und den Bericht überreichte, in dem er die Namen der sieben Mitglieder (einschließlich Primuth und Donovan) auflistete, die „geprüft und genehmigt“ hatten. es.

Zwei weitere FAHC-Mitglieder, Peter Giulioni und Ratsmitglied Donovan, haben bestätigt, dass alle sieben Diskussionsteilnehmer, die an der letzten FAHC-Sitzung teilgenommen haben, den Bericht gebilligt haben.

Ein Beamter der Stadt sagte den South Pasadenan News, dass die Informationen in Rossis E-Mail „keinen Hintergrund lieferten und nicht substantiell waren“. Auch das von Chaparyan und Interims-Finanzdirektor Ken Louie vorbereitete zweiseitige Übermittlungsmemo erwähnte nicht die Zustimmung der verbleibenden FAHC-Mitglieder zum Bericht.

Insbesondere Rossis E-Mail an den Stadtverwalter nannte oder berichtete weder die Ansichten eines Diskussionsteilnehmers, Edward Corey, der nicht an der letzten Sitzung der FAHC teilnahm und eine E-Mail schickte, in der er seine Zustimmung ablehnte, noch berichtete oder erklärte er, warum zwei der ursprünglichen Mitglieder der FAHC – Elsner und Charles Li – waren aus dem Gremium ausgetreten.

Es scheint kein Standardformat für Berichte zu geben, die von Ad-hoc-Ausschüssen für den Rat erstellt werden. Beispielsweise wurde auf die Empfehlung eines Berichts des Ad-hoc-Beratungsausschusses der vorgeschlagenen Wasser- und Abwassergebühren aus dem Jahr 2017 in einem Mitarbeiterbericht des Stadtverwalters in einem Agendapaket verwiesen, aber weder eine Kopie der Empfehlung noch Namen von seine Mitglieder oder ihre jeweiligen Ansichten gemeldet. Außerdem wurde das Ergebnis und der Hintergrund des Ad-hoc-Caltrans-Unterausschusses für Wohnungswesen 2021 von Mitarbeitern in einem Ratspaket ohne schriftlichen Bericht, Liste der Diskussionsteilnehmer oder eingenommene Positionen gemeldet.

In einer E-Mail teilte die stellvertretende Stadtdirektorin Domenica Megerdichian dem mit Nachrichten aus South Pasadena dass in Bezug auf Protokolle für Ad-hoc-Ausschussberichte „im Allgemeinen, wenn eine Gruppe ein Arbeitsergebnis für den Rat hat, wie z. B. einen Abschlussbericht, der Agendaprozess die Möglichkeit bietet, diesen Bericht zu teilen.“

In ihrem Übermittlungsmemo folgten Chaparyan und Louie der Empfehlung der Finanzkommission, dass der FAHC-Bericht „empfangen und abgelegt“ werden sollte, ohne einen Vorschlag zu machen, wie man an seine Empfehlungen herangehen sollte. „Es liegt in der Zuständigkeit des Stadtrats, die Mitarbeiter über weitere Maßnahmen als Reaktion auf die Ergebnisse oder Empfehlungen des Berichts zu informieren“, schrieben sie.

Im Einklang mit einem wachsenden Trend für Tagesordnungspunkte des Rates wurde der Bericht nicht zur rechtlichen Prüfung durch den Stadtstaatsanwalt vorgelegt.

Verbesserungen bei den Mitarbeiterberichten

Chaparyan und Louie sagten dem Rat, dass viele der Feststellungen der FAHC „behoben“ wurden. Zu Beginn des Treffens genehmigte die Stadt South Pasadena ihr Budget für 2022-23 und den Annual Comprehensive Financial Review (ACFR) mit ihrer sauberen Prüfung. Louie sagte, die Abteilung habe ihren „Halbjahresbericht“ fertiggestellt, stehe „kurz davor“, eine Reihe von Finanzrichtlinien und -verfahren zu genehmigen, und habe die Anzahl der vom Wirtschaftsprüfer gemeldeten Feststellungen in den letzten Jahren reduziert.

Die Ratsmitglieder griffen dieses Thema auf. „Der ursprüngliche Zweck des Ad-hoc-Ausschusses bestand darin, herauszufinden, was bei der Berichterstattung über die Finanzen der Stadt schief gelaufen ist“, sagte Ratsmitglied Donovan. Aber jetzt „sind viele der Empfehlungen von der Finanzabteilung übernommen worden und haben ihren Zweck erfüllt.“

„Also wirklich, wir sind auf dem Weg der Besserung und besser“, stimmte Zneimer zu.

„Wir wissen, dass die Stadt große Fortschritte bei der Lösung seit langem bestehender Probleme in der Finanzabteilung macht“, fügte Mahmud hinzu.

Bürgermeister Cacciotti und Mitarbeiter wiesen auch auf die Verleihung des von der Stadt als „renommiert“ bezeichneten „Certificate of Achievement for Excellence in Financial Reporting“ (CAEFR) für das Geschäftsjahr 2018-19 ACFR durch die National Government Finance Officers Association und die Erwartung der Stadt hin es wird den CAEFR für seinen ACFR 2019-20 erhalten.

Nur Regierungsstellen mit „sauberen“ Prüfungen können sich für den CAEFR bewerben, der ACFRs anerkennt, die „leicht lesbar und effizient organisiert“ sind und deren Inhalt allgemein anerkannten Rechnungslegungspraktiken und festgelegten Programmstandards entspricht.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass der CAEFR nur die Einhaltung und nicht die außergewöhnliche Leistung bezeichnet. „Es ist keine Auszeichnung, bei der Bewerber gegen andere Bewerber antreten“, sagte ein GFOA-Sprecher. Die Auszeichnung geht normalerweise an über 98 Prozent der 4.300 lokalen Regierungen, die sich jährlich dafür bewerben.

Zneimer überdenkt

Während einer Sitzung der Finanzkommission einige Tage, nachdem der Rat die FAHC-Empfehlungen abgelehnt hatte, suchte und erhielt Ratsmitglied Zneimer die Zustimmung der Kommissare für einen Antrag auf erneute Vorlage des FAHC-Berichts für die Tagesordnung des Stadtrats. Zneimer erhielt „viele Kommentare des Unmuts“ über das Versäumnis des Rates, Beiträge von der Öffentlichkeit zum FAHC-Bericht zu erhalten. Sie machte die späte Stunde und die Erschöpfung der Ratsmitglieder verantwortlich, die sich bereits seit über sieben Stunden trafen, als der Bericht eintraf.

“Ehrlich gesagt waren wir einfach so fertig und ich entschuldige mich dafür, dass wir unserer Verantwortung nicht nachgekommen sind.”

Zneimer hat bereits mit Bürgermeister Cacciotti über eine Neuauflage des Berichts gesprochen. Sie erzählte dem Nachrichten aus South Pasadena es wird wahrscheinlich bei einer der Sitzungen des Rates im August stattfinden – aber diesmal wird es viel früher auf der Tagesordnung stehen.

„Ich möchte die Ratsmitglieder bitten, eine solide Diskussion“ über die Empfehlungen des Berichts zu führen, sagte Zneimer, und der Öffentlichkeit reichlich Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Zneimer behauptet, dem Bericht fehle die notwendige Formalität, um seine Empfehlungen zu rechtfertigen, von denen sie zumindest eine – die Notwendigkeit, eine neue städtische Anwaltskanzlei zu suchen – bereits unterstützt. Wie Kommissarin Elsner beschwerte sie sich darüber, dass der Bericht anscheinend mit einer Schlussfolgerung beginnt, die dann mit Material zur Begründung ergänzt wird, anstatt zuerst Fakten zu rezitieren, Probleme zu definieren und dann Schlussfolgerungen zu ziehen.

Aber sie glaubt, dass die Stadt South Pasadena auf dem richtigen Weg ist, ihr Finanzmanagement auf Vordermann zu bringen, trotz der Bemerkungen des Stadtprüfers, dass die Finanzabteilung mindestens zwei neue Buchhalter braucht, um Dinge wie Bankabstimmungen auf dem neuesten Stand zu halten. Obwohl die Prüfung Monate dauerte, sieht das neu genehmigte Budget der Stadt keine Zuweisung für solche Einstellungen vor. Chaparyan und Louie haben gesagt, dass sie einen Vorschlag für den Rat vorbereiten, um die Lücke zu schließen, der irgendwann „in den nächsten paar Monaten“ fällig ist. Die Stadt hat auch einen Personalvermittler für eine große Suche nach einem dauerhaften Finanzdirektor eingestellt, hoffentlich bis zum Jahresende.

Die Abteilung erlitt letzte Woche einen weiteren Schlag, als bekannt wurde, dass Buchhaltungsleiterin Armine Trashian, die seit 3,5 Jahren bei der Stadt ist, eine Controller-Position bei der Stadt Pasadena annimmt. Trashian sagte der Finanzkommission: „Sie haben mir ein Angebot gemacht, dem ich nicht widerstehen kann.“

„Armine ist das Herz und die Seele der Abteilung“, sagte Louie der Kommission. „Das ist ein großer Verlust für uns“